Numune Süreci Neden Satıştan Daha Önemli?

Gülay Yıldırım Kavak | trbusiness.de Pazarlama Direktörü

Trbusiness İhracat Rehberi | Bölüm 8

Bir önceki bölümleri buradan okuyabilirsiniz.

Avrupa’daki doğru alıcıyı buldunuz. Firmanızı anlattınız, belgelerinizi paylaştınız, fiyat teklifinizi gönderdiniz ve alıcının ilgisini çektiniz.

Şimdi sıra numunede. İşte birçok ihracatçı için asıl sınav da burada başlıyor.

Çünkü Avrupalı bir alıcı için numune yalnızca ürünü görmek anlamına gelmiyor. Aynı zamanda sizin nasıl çalıştığınızı da gösteriyor.

Ölçü doğru mu? Kullanılan malzeme istenen özellikte mi? İşçilik nasıl? Ambalaj yeterli mi? Numune zamanında geliyor mu? Sorulara ne kadar hızlı cevap veriliyor?

Ve belki de en önemli soru:

“Sipariş geldiğinde aynı kalite korunabilecek mi?”

Alıcı, numuneyi eline aldığında bütün bunlara bakıyor.

Bu yüzden numune aşamasını sadece ürün gönderme süreci olarak görmek büyük bir hata.

Alıcı Numunede Neye Bakıyor?

Alıcıya, numune ulaştığında önce ürünün anlatıldığı gibi olup olmadığına bakıyor.

Ürünün ölçüsü, kullanılan malzeme, işçilik kalitesi ve istenen özellikler kontrol ediliyor. Ancak değerlendirme bununla sınırlı kalmıyor.

---

BUNLARI OKUDUNUZ MU?

İhracatta Doğru Fiyat Nasıl Belirlenir?

https://trbusiness.de/ihracat-fiyati-nasil-belirlenir/

İhracatta Sertifikaların Gücü

---

Numunenin ne kadar sürede hazırlandığı, nasıl gönderildiği, istenen belgelerin eksiksiz olup olmadığı ve ihracatçının sorulara ne kadar hızlı yanıt verdiği de sürecin bir parçası.

Alıcı, kendisine anlatılan ürünü değil, karşısındaki gerçek ürünü değerlendiriyor.

Aynı zamanda taleplerinin ne kadar doğru anlaşıldığını da görüyor.

Gerçek Üretim Kalitenizi Gösterin

Numune hazırlarken yapılabilecek en büyük hatalardan biri, sipariş almak için normal üretimden çok daha kaliteli bir ürün hazırlamak.

Oysa alıcı için önemli olan, numunede gördüğü kaliteyi sipariş sonrasında da alabilmek.

Bu nedenle numune, firmanın gerçek üretim gücünü göstermeli.

Seri üretimde kullanacağınız malzeme neyse numunede de o kullanılmalı. İşçilik standardı değişmemeli. Sonradan karşılanamayacak özel bir ürün hazırlanarak alıcıya farklı bir kalite sunulmamalı. Ürünü her zaman aynı kalitede ve aynı standartta üretebilmelisiniz.

Her Ayrıntıyı Baştan Netleştirin

Numune hazırlamadan önce ürünle ilgili bütün ayrıntıları yazılı olarak netleştirin.

Ürün kodu, ölçü, malzeme, renk, yüzey, teknik özellikler, ambalaj ve müşterinin özel talepleri baştan belirlenmeli.

Sonradan yapılan her değişiklik de kayıt altına alınmalı.

Özellikle onaylanan numunenin hangi özelliklere sahip olduğu açıkça belirtilmeli ve kayıtları saklanmalı.

Böylece sipariş geldiğinde “Müşteri hangi ürünü onaylamıştı?” paniği yaşanmaz.

Gönderimde Hata Yapmayın

Numune yalnızca üründen ibaret değil.

Ürünün nasıl paketlendiği, hangi belgelerle gönderildiği ve müşteriye nasıl ulaştığı da önem taşıyor.

Özellikle Avrupa pazarında ürünün tabi olduğu kurallar ve gerekli belgeler önceden kontrol edilmeli.

Ürünün özelliklerine göre gerekli uygunluk belgeleri, etiketleme ve işaretlemeler de gözden geçirilmeli.

Kısacası alıcıya sadece bir ürün değil, düzenli ve güven veren bir çalışma biçimi sunulmalı.

Ürün Ulaştı, Peki Sonra?

Numune müşteriye ulaştığında süreç bitmiyor.

Tam tersine, asıl geri bildirim süreci burada başlıyor.

Alıcıya numuneyi inceleyip incelemediğini sormak yerine daha açık sorular yöneltmek önemli.

Üründe değiştirilmesini istediğiniz bir nokta var mı?

Malzeme ve ölçüler uygun mu?

Ambalajla ilgili bir değişiklik gerekiyor mu?

Numune beklentinizi karşılıyor mu?

Gelen bütün geri bildirimler yazılı olarak alınmalı. Yapılan değişiklikler kaydedilmeli ve son onay yine yazılı şekilde alınmalı.

Küçük Hatalar Büyük Siparişleri Kaybettirebilir

Yanlış renk, hatalı ölçü, eksik etiket, yetersiz ambalaj veya geciken teslimat küçük bir ayrıntı gibi görünebilir.

Ancak alıcı için bunların her biri, sipariş sonrasında yaşanabilecek daha büyük sorunların işareti olabilir.

Örneğin numune zamanında gönderilmiyorsa alıcı seri üretimde de gecikme yaşanabileceğini düşünebilir.

Sorulara geç cevap veriliyorsa sipariş sonrasında iletişim konusunda endişe duyabilir.

Numunede kalite sorunu varsa seri üretimde aynı problemin tekrarlanmasından çekinebilir.

Bu nedenle numune aşamasındaki küçük hatalar, büyük bir siparişin kaybedilmesine neden olabilir.

Numune Sürecinde İhracatçıya 5 Öneri

1. Müşterinin istediği ürünü yazılı olarak netleştirin.
Ölçü, malzeme, renk, teknik özellikler ve ambalaj gibi ayrıntıları numune hazırlamadan önce kesinleştirin.

2. Gerçek üretim kalitenizi gösterin.
Seri üretimde aynı şekilde üretemeyeceğiniz bir numuneyi müşteriye göndermeyin.

3. Numuneleri ve onayları kayıt altında tutun.
Son onay verilen numunenin örneğini, tarihi ve yapılan değişiklikleri saklayın.

4. Gönderiyi sadece üründen ibaret görmeyin.
Ambalajı, belgeleri ve teslim tarihini de ürün kadar önemseyin.

5. Geri bildirimleri yazılı alın.
Müşterinin istediği her değişikliği kaydedin ve son onay alınmadan seri üretime başlamayın.

Numune aşamasını ciddiye alın

İhracatta ilk siparişi almak kadar, ikinci siparişi alabilmek de önemli.

Bunun yolu ise sadece iyi bir ürün göndermekten geçmiyor.

Müşteri, numune sürecinde sizinle çalışmanın nasıl olacağını da görüyor.

Ürünü zamanında gönderiyor musunuz?

İstenen kaliteyi sağlayabiliyor musunuz?

Değişiklikleri doğru yönetebiliyor musunuz?

İletişimi sürdürebiliyor musunuz?

Bütün bunlar, alıcının vereceği kararda etkili oluyor.

Bu nedenle numuneyi müşteriye kendinizi göstereceğiniz önemli bir aşama olarak görün ve kesinlikle bu süreci hafife almayın.

Gelecek Hafta;

Numune gönderildi, incelendi ve onaylandı.

Peki bundan sonra ne olacak?

Avrupalı satın alma yöneticileri yeni bir tedarikçiden ne bekliyor?

İhracat Rehberi’nin 9. bölümünde “Avrupa’daki Alıcılar Ne İstiyor?” sorusuna yanıt arayacağız.